È arrivato il momento di delegare?

Perché e come ho delegato parte del mio lavoro: una guida che serve a chi è in bilico tra prendere un collaboratore o fare da sé.

L’anno scorso ho deciso di fare salire a bordo del mio piccolo business una persona in più, di delegare parte del mio lavoro e in sostanza di smetterla di prendermi in giro: non sono capace di fare tutto da sola, mi serve una mano, in modo continuativo.

A più di un anno di distanza dal giorno in cui ho iniziato le ricerche per trovare un’assistente virtuale ecco un bilancio su com’è andata fino ad ora. Sono probabilmente considerazioni ovvie, però spero che servano a chi è in bilico e sta ragionando sulla domanda: è arrivato il momento di delegare una parte dei miei compiti oppure posso continuare a fare tutto da me?

Scegliere la persona giusta

Penso ci siano due grossi blocchi intorno al tema della delega: uno dei due è trovare la persona giusta, l’altro è affrontare la spesa fissa.

Sul trovare la persona giusta: la ricerca può essere frustrante e dispendiosa, sia a livello di tempo che di energie. Io non mi sono mai occupata di ricerca del personale, tutt’ora non saprei come farla; penso che fare colloqui sia difficilissimo, non è il mio lavoro né ho intenzione di imparare, quindi nella ricerca ho trovato la mia via semplificando le cose, e cioè andando per esclusione.

La prima strada che ho escluso è stata formare una persona che conoscevo già. Ci sono un sacco di persone valide che conosco, che magari fanno o vorrebbero fare il mio stesso lavoro, quindi proporgli di farmi da assistenti sembrava un affare per tutti: per me, che avrei potuto scegliere velocemente un candidato all’interno di un gruppo di persone che conoscevo già; per loro, che in questo modo sarebbero potute entrare nel dietro le quinte del mio lavoro e carpirne i «segreti».

Sembrava un’idea geniale ma rapidamente mi sono resa conto che non lo era, per quattro motivi:

  • primo tra tutti, non vuoi iniziare una collaborazione con qualcuno che parallelamente ha un’altra attività e che ti può dedicare solo i ritagli di tempo.
  • Secondo, non ha senso iniziare una collaborazione con qualcuno che nella vita non vuole fare il lavoro che gli stai proponendo. Lo farebbe solo come ripiego e ti mollerebbe alla prima occasione, e non è una buona premessa su cui costruire una relazione professionale.
  • Terzo, se stai cercando di liberare del tempo non puoi imbarcarti in un’attività di formazione, cioè una delle cose che richiedono più tempo, attenzione, cure in assoluto.
  • Quarto: non ho problemi a lavorare con amici, ma il tipo di attività che stavo per delegare presuppone la condivisione di un sacco di dati personali, quasi intimi; presto mi sono resa conto che sarebbe stato meglio non affidare quei dati a un conoscente o a qualcuno della mia cerchia: meglio tenere i livelli separati.

Mi serviva quindi una persona già formata, che intendesse fare l’assistente virtuale di professione. Meglio ancora, che lo stesse già facendo.

Sono andata su Google e ho cercato per parola chiave. La selezione è stata piuttosto semplice: cercavo qualcuno che avrebbe curato la mia corrispondenza, quindi come minimo doveva saper scrivere bene. Questo è stato il mio unico criterio di selezione: ho verificato che i candidati avessero le competenze che mi servivano, sul campo, leggendo da cima a fondo tutti i siti che ho trovato e saltando a piè pari i loro CV: non mi importa cosa hai scritto su Linkedin, mi importa che tu sappia fare il tuo lavoro.

A ogni errore grammaticale chiudevo e passavo al prossimo sito, e ben presto sono rimasta con in mano una rosa di candidati piuttosto ristretta. È bastata una call su Skype con domande pratiche per capire chi tra loro conosceva il proprio mestiere e chi invece dava risposte improvvisate.

La paura della spesa fissa

L’altro grosso nodo, e tra i due era quello che mi preoccupava di più, era dover aggiungere una spesa fissa alle mie uscite. Stavo cercando per la prima volta nella mia vita qualcuno che rimanesse con me sul medio-lungo periodo, e rispetto alla collaborazione one-shot c’è una grossa differenza: per questa attività dovevo prevedere un budget mensile.

Su questo non si possono fare generalizzazioni: il prezzo dipende dalla figura che stai cercando. Il prezzo per un’assistente virtuale in Italia parte dai 25–30 € all’ora e arriva ai 55–60 € all’ora a seconda dell’esperienza, del valore, della specializzazione della professionista in questione. Si trattava quindi di tirare fuori intorno ai 400 € ogni mese – qualche mese di più, altri di meno: abbiamo iniziato con 5 ore, per arrivare a picchi di 20 ore al mese. E 400 € al mese a me facevano paura.

Ho iniziato la ricerca a ottobre e per mesi non sono riuscita a decidermi sul da farsi, non capivo se ne valesse la pena. Il momento di svolta è arrivato ad aprile, quando ho cambiato punto di osservazione: si trattava sì di spendere un tot ogni mese, ma anche di guadagnare dalle 5 alle 20 ore al mese.

Guardando le cose da questa nuova prospettiva mi sono fatta tre domande.

  1. cosa posso fare con quel tempo che si libera?
  2. Sono attività più importanti rispetto a quelle che delego?
  3. Queste attività mi permettono di fatturare almeno quanto spendo, se non di più?

Prendersi dei rischi

Ecco le risposte che mi sono data.

Cosa posso fare con quel tempo che si libera, intanto: posso fare attività strategiche, non delegabili, essenziali per fare crescere il mio piccolo business – e nel mio caso si tratta di costruire Guido.

Le attività che posso fare sono più importanti rispetto a quelle che delego? Sì. Dedicarmi al mio lavoro e alle cose in cui sono brava è più importante rispetto a perdermi in attività che non so fare, e che quindi mi fanno perdere tempo.

Terzo: queste attività mi permettono di fatturare almeno quanto spendo, se non di più? La risposta è non lo so. E qui è dove mi prendo dei rischi, perché non solo è necessario, ma fa proprio parte dei miei compiti: se non mi prendo rischi vuol dire che non sto facendo bene il mio lavoro.

Consiglio a chiunque è in bilico e sta ragionando sulla domanda «è arrivato il momento di delegare una parte dei miei compiti oppure posso continuare a fare tutto da me?» di farsi le stesse tre domande: servono a sbloccarsi, a fare il punto, a capire se stai delegando perché non hai più voglia di fare quelle cose – e ci sta, ma non sempre giustifica la spesa – oppure perché è importante che tu ne faccia altre. E nel secondo caso: sì, è arrivato il momento di delegare.

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