Gestione finanziaria per freelance

Se c’è una cosa che non sono mai stata in grado di fare è gestire i miei soldi. Non sono mai andata in rosso perché sono una formica, tendo ad accumulare invece di spendere, ma sono quella che non fa l’estratto conto per paura di brutte sorprese, e che nel dubbio si fascia la testa – un po’ come quelli che si mettono a dieta senza pesarsi: io la stessa cosa, ma con gli acquisti. Una vita passata a guardare i conti dall’oblò: come una cosa che non ti riguarda del tutto e che comunque non riesci a vedere con chiarezza, perché l’oblò oltre a essere piccolo e spesso è pure ricoperto di salsedine.

Poi apri partita iva, e la previdibilità esce dall’insieme dei concetti che ti è dato di frequentare. Fare lo struzzo diventa ancora più pericoloso: rischi di uscire dal regime dei minimi senza accorgertene, o, peggio, di non avere messo da parte i soldi per le tasse. Volente o no, quando sei freelance devi imparare a gestire i tuoi soldi.

Io non ho ancora imparato, ma adesso so delle cose che prima non sapevo, e le condivido qui. Lo faccio soprattutto per dire: yes we can. Sembra tutto difficilissimo, ma si può imparare, e il primo passo – come sempre – è ammettere di avere bisogno di una mano, chiedere a chi ne sa di più. (Se di fianco a voi non avete qualcuno che ne sa di più vi presto il mio qualcuno: è Francesca Marano, che ha scritto Chi ha paura del Business Plan e si è inventata la C+B academy.)

Occorrente

Per mettere a posto i conti serve organizzazione. Da una parte ci sono le fatture e gli scontrini in entrata, dall’altra le fatture in uscita, e alla prova del nove ci sono gli estratti conto. Fin’ora ho avuto tutto in digitale, salvato su Dropbox oppure sull’home banking, ma mi sono resa conto che non avere i conti  fisicamente davanti agli occhi è la migliore scusa per non guardarli. Stampare e riporre le ricevute, al contrario, ti obbliga a prenderle in mano e a esaminarle. E quindi a renderti conto di cosa sta succedendo alle tue finanze. (Spesso ti rendi conto che non stanno succedendo le tragedie che ti immaginavi).

Più in pratica: mi sono dotata di:

1. busta piccola con cerniera da tenere sempre in borsa: mi serve per metterci dentro gli scontrini della farmacia e dei pranzi di lavoro, e in generale le ricevute di tutte le spese che affronto mentre sono in giro – come i biglietti della metro e le ricevute dei taxi.
2. busta grande con cerniera da tenere sempre nella borsa del computer: mi serve per le fatture che mi vengono consegnate a mano e per riporre al volo le bollette che spesso prendo dalla buca delle lettere prima di uscire. (Tiger, 3 €, venduta insieme alla busta piccola)
3. raccoglitore ad anelli, uno per ogni anno di attività (Muji, 3 €)
4. divisori interni in cartone. Hanno una comoda etichetta sopra cui ho scritto «Entrate», «Uscite», «Banca». (Muji, confezione da 5 pezzi, 6 €)
5. buste trasparenti con i buchi (quelle classiche che si trovano in cartoleria).
6. porta riviste in plastica trasparente. Dentro ci stanno tre raccoglitori ad anelli. (Muji, 6 €)
7. un account Dropbox (si apre qui)
8. due conti in banca, uno personale e l’altro business (dopo spiego perché)

Quando esce il cash (come trattare le fatture degli acquisti)

Una volta al mese svuoto le buste con cerniera e apro il raccoglitore alla sezione «Uscite». Poi faccio così:

• fotografo le fatture di acquisto, le carico su Dropbox (così la mia commercialista le ha a portata di mano) e su Fatture in Cloud (a cui ho delegato la contabilità)
• metto gli scontrini non scaricabili, ma che comunque hanno a che fare con la mia attività, in una busta all’interno del raccoglitore
• inserisco all’interno del raccoglitore anche le spese sanitarie
• controllo l’account PayPal per vedere se nel corso del mese ho sostenuto altre spese non scaricabili
• faccio la somma delle spese che ho sostenuto per tenere viva la mia attività e me le segno sull’agenda (mentre il conto parziale delle spese scaricabili lo tengo con Fatture in Cloud, che è bello perché ti dà a colpo d’occhio l’idea delle entrate e delle uscite)

Quando entra il cash (cosa fare quando ti pagano)

Una volta al mese Ivan e io ci sediamo in ufficio, e, estratto conto alla mano, evidenziamo i bonifici in entrata. Per sapere quanto possiamo spendere e quanto non dobbiamo toccare dividiamo i soldi che entrano secondo lo schema qui sopra, che è l’applicazione dal metodo dei sei barattoli (leggi l’articolo dettagliato per avere più informazioni). Per non sbagliare i calcoli abbiamo fatto un file Excel, che calcola automaticamente quale percentuale deve finire in ogni barattolo.

È più veloce e molto meno doloroso di quanto uno si immagina. Una volta fatti i calcoli, trasferiamo i soldi del conto famiglia sul conto che abbiamo in comune, e lasciamo i soldi business nei nostri conti privati. L’estratto conto finisce nel raccoglitore.

Per quanto riguarda i soldi che rimangono sul conto business: questo metodo ha una falla, calcola solo il barattolo delle spese di formazione, e non contempla tutte le altre spese fisse che un piccolo business deve sostenere (ad esempio i trasporti, le bollette del telefono, eccetera). Per noi ha senso perché abbiamo poche spese fisse, la maggior parte delle volte i trasporti sono coperti dai clienti. Comunque l’Excel è una traccia che si può riadattare, ma che va seguita.

L’Excel non ha i totali: serve solo per sapere quanto va in ogni barattolo. Per i totali noi facciamo così: mettiamo i soldi della colonna «Risparmio» (e cioè quelli che servono per le vacanze e per altre spese saltuarie) nel conto deposito. I soldi della colonna «Sfizi» finiscono in una prepagata. Il resto, che serve per le spese di tutti i giorni, sta nel conto corrente.

Amo questo metodo proprio perché prende in considerazione gli sfizi. Diciamolo: è giusto avere degli sfizi, ed è bello spendere con leggerezza. A cosa ti serve un rossetto in più? A niente, ma è bello comprarlo, soprattutto se sai che puoi permettertelo.

*Il calcolo delle tasse nel file Excel è spannometrico! Meglio sentire il commercialista per dati più precisi